電話会議システム利用が急増
「電話会議」っていうとどんなことが頭に思い浮かぶでしょうか。
●コスト削減
●海外支社との連絡ツール
●回線トラブル
●複数の人が同時に話し出す
●集中して聴かないと聞き逃す
●お互い顔が見えない
●一箇所に集まらなくてもいい
などなどたくさんあると思います。
最近特に国際間でのコミュニケーションツールとして、海外支社との連絡ツールとして電話会議は欠かせないものになってきました。
そして多くの英語を母国語としない人たちにとっては、つまり我々日本人にとってはこの電話会議でネイティブスピーカーと英語で意思疎通を図るということはそうたやすいことではないわけです。
しかしながらそういった我々日本人にとって難しいとされている英語での電話会議コミュニケーションには実はいくつか会議を円滑に進めていくためのルールが存在します。
それをこれからご紹介していきますね。
電話会議の進行役
まず、電話会議では誰かが必ず進行役を勤めること。
これは非常に大切なことで、通常の会議において進行役がいるのと同じことです。
そしてレベルの高い進行役は非常に上手く電話会議をコントロールします。
発言したい人にはしっかりと発言させ、その一方で誰かが発言しているときには他の人にそれをさえぎらせないようコントロールして電話会議を進行します。つまり、交通整理が上手にできるということです。
そこであなたが英語での電話会議進行役であるとした場合、こんな感じで会議を始めてみるとクールに決まるかもしれません。
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あなた： I think we will begin now. First, I'd like to welcome you all and check that everyone is on line.
Mr.Johnson in New Youk?
Mr.Johnson： Yes.
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そしてみんな出席していることが確認できたら、
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あなた： O.K., since everyone is here, we should get started. Our first topic today is ...
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のような感じで会議を始めるわけです。
まず始めに出席状態を確認していますね。
誰かが参加に遅れていたり、または回線等のトラブルによって参加できなかったりしているかもしれないですから最初はしっかりと出席状況を確認しておきます。
お互いの顔が見えない電話会議において、このようにしっかりと出欠確認をしておくことは非常に大切です。
そして出欠確認も済み、いざ本題へ。
発言者を名指しで指名
では次は、あなたが進行役としてMr.Johnsonに進捗報告をしてほしい場合、こんな感じで進捗報告を促すことができます。
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あなた： Mr. Johnson, can you give us an update please?
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ここで大切なこと、それは、進行役であるあなたが必ず"Mr.Johnson"と名指しで指名して話をさせることです。
このように名指しで指名することによってみなが一斉に話し出すのを未然に防ぐことができます。
では逆に、あなたの名前が鈴木さんであるとして、進行者であるアメリカ人にプロジェクトの進捗報告を依頼されたとしたらどうでしょう。
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進行者： Mr.Suzuki, could you give us an update please?
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と。。
こういった場合、突然話をふってくるものです。
「おー、きたきた」とあせってしまわないように落ち着いて対応しましょう。
電話会議での進捗報告
あなたも電話会議に参加しているわけですからもちろん名指しで指名されることもあるわけです。
とくに多いのが、
「日本はこの件に関してどうなんだい？」
のような形で。
その場合、まず
１．自分が何について話をするのか短く説明。
２．そしてその話の流れを簡単に説明。
という２点を頭に入れていざ出陣です。
例えばこんな感じで進捗報告を始めたりします。
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あなた： Today, I will cover three areas concerning the product....
（「１．自分が何について話をするのか短く説明。」の部分が終了）
あなた： Firstly, I would like to let you know about the production issues....
あなた： Secondly, I will discuss our distribution plans...
あなた： Finally, I would like to talk about some exciting marketing plans...
（「２．その内容について話をする流れを簡単に説明。」の部分が終了）
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このように、
”Firstly”, “Secondly”, “Finally”
と一つずつ話す内容のポイントを短く説明することによって聞き手の理解度が増すわけです。
特に英語での電話会議では自分が話しながら確認していくという意味でもこの方法は非常に有効です。
詳細な進捗報告へ
一旦話の流れを説明し終えたら次は一つずつ話の詳細に入っていきます。
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あなた： Let me first talk about the production issues...
（”production issues”についての詳細な話をする。）
あなた： Next, I would like to talk about our plans for the distribution...
（”plan for the distribution”についての詳細な話をする。）
あなた： Finally, I would like to address our marketing plans...
（”marketing plan”についての詳細な話をする。）
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いかがでしょうか。
聞いているほうにとっては非常に理解しやすい電話会議の進め方ではないでしょうか。
英語での電話会議に参加する際には是非ともこのように整理して進捗報告等行ってみてください。
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